Dokumenty poufne to wszelkie materiały niejawne, utrwalone zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej na nośnikach danych: faktury, księgi, akta, zdjęcia, skany, mapy, wykresy, pliki audio i video. Zawierają dane stanowiące tajemnicę, która wymaga skrupulatnej ochrony przed ujawnieniem, ponieważ oznaczałoby to szkodę dla państwa, przedsiębiorstwa lub obywatela. Z tego powodu przechowywanie, archiwizowanie, a potem utylizacja dokumentów niejawnych to zadania podlegające restrykcyjnym regułom. Dokumentacja poufna nie może być udostępniona dowolnej osobie. Nie można także dopuścić, by materiały poufne trafiły na wysypisko, gdy przestaną być potrzebne. O czym koniecznie trzeba pamiętać, gdy w naszych rękach znajdą się dokumenty poufne?
Prawidłowe przechowywanie i niszczenie dokumentów poufnych – dlaczego są tak ważne?
Jesteśmy zobligowani chronić dokumenty niejawne, a zobowiązuje nas do tego przynajmniej kilka aktów prawnych związanych z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych i ustawą o ochronie informacji niejawnych na czele. Niewłaściwe postępowanie z dokumentami poufnymi jest zatem naruszeniem prawa i może wiązać się z sankcjami, którym w tym przypadku nadano zresztą bardzo dotkliwy charakter. Za niezgodne z przepisami przechowywanie czy niszczenie dokumentów grożą wielomilionowe kary finansowe, pozbawienia wolności czy przymusowe zawieszenie działalności, które może doprowadzić do upadku firmy. Wyciek danych może także skutkować zagrożeniami ze strony nieuczciwej konkurencji, utratą wiarygodności i dobrego wizerunku firmy.
Na czym polega ochrona dokumentów niejawnych?
Dokumenty niejawne muszą być chronione, co oznacza, że nadaje im się klauzulę tajności, a dostęp do nich jest ograniczony. Dokumenty poufne przechowuje się w specjalnych pomieszczeniach, w szafach pancernych zabezpieczonych zamkami, które uniemożliwiają dostęp do danych osobom niepowołanym. Materiały niejawne w formie cyfrowej wymagają dodatkowej ochrony narzędziami IT, np. poprzez szyfrowanie, oprogramowanie antywirusowe, backup w chmurze itp. Kiedy okres archiwizacji dokumentów poufnych mija, materiały niejawne trzeba poddać utylizacji i nie chodzi tu o poszatkowanie w biurowej niszczarce faktur, kosztorysów czy kwestionariuszy zawierających dane osobowe. Utylizacja dokumentów poufnych wymaga zastosowania specjalnych rozwiązań. W praktyce niszczenie dokumentacji niejawnej zleca się specjalistycznym firmom zajmującym się profesjonalną utylizacją materiałów i danych poufnych.
Jak wygląda profesjonalna utylizacja dokumentów poufnych?
Niszczenie dokumentów powinno odbywać się w taki sposób, by zagwarantować nieodwracalne zniszczenie danych oraz ich pełną ochronę przez cały proces utylizacji. Stena Recycling, doświadczona firma w branży zarządzania odpadami w Polsce i Europie, świadcząca również usługi utylizacji dokumentów i nośników danych, wypracowała procedury niszczenia dokumentów, które uchodzą za wzorcowe i dobrze ilustrują to, jak powinna wyglądać fachowa utylizacja dokumentacji poufnej. Organizowany przez Stena Recycling odbiór i transport materiałów niejawnych odbywa się w zabezpieczonych i zaplombowanych pojemnikach oraz przystosowanych do tego celu pojazdach. Utylizacja dokumentacji przeprowadzana jest w certyfikowanej, zamkniętej i monitorowanej hali, a wszystkie wykorzystywane do niszczenia dokumentów i nośników urządzenia spełniają normy DIN 66399. Zlecający niszczenie materiałów poufnych może nadzorować każdy etap realizacji usługi, otrzymuje pełną dokumentację i certyfikaty potwierdzające zniszczenie dokumentów oraz może liczyć na wsparcie powołanego przez Stena Recycling pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.
