Przechowywanie dokumentacji w firmie – jak to zrobić profesjonalnie i bezpiecznie? Każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna swoją przygodę z prowadzeniem działalności gospodarczej musi brać pod uwagę fakt, iż już po paru miesiącach zgromadzi co najmniej kilka grubych segregatorów z różnorodnymi dokumentami. Jak można je przechowywać? Co znajdziemy na tenże temat w przepisach?
Pośród dokumentów, które pojawiają się podczas prowadzenia działalności gospodarczej wskazać należy chociażby dokumenty potwierdzające odprowadzanie składek ZUS, faktury, czy też dokumenty podatkowe. Większość z wyżej wymienionych dokumentów każdy przedsiębiorca będzie musiał archiwizować przez pewien czas. W zależności od tego, jak dużo papierów posiada, może przechowywać je w siedzibie przedsiębiorstwa, albo też zdecydować się na współpracę z zewnętrzną firmą, co może być wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem.
Należy tworzyć kopie zapasowe i zabezpieczać oryginały
Właściciel firmy musi być pewny, iż wszelkie dokumenty, które są trudne do ewentualnego odtworzenia, będą odpowiednio zabezpieczone. Trzeba je zabezpieczyć przed pożarem, zalaniem, kradzieżą, ale także przed zbutwieniem w wyniku upływającego czasu. Ażeby w sposób możliwie najmniej ryzykowny dokonać przechowania ważnych obligacji, akcji, umów, akt spraw, jak również kart gwarancyjnych na najdroższe w firmie sprzęty, warto wykonać ich kopie. Oryginały najlepiej będzie włożyć do koszulek, segregatorów, a później do odpowiedniego sejfu na dokumenty. Kopie powinny być przechowywane w innym pomieszczeniu – celem zachowania najwyższego poziomu bezpieczeństwa.
Najbezpieczniej będzie w sejfie
Niektóre spośród dokumentów firmowych powinno się mieć pod ręką. Niemniej jednak jednocześnie muszą one być one niedostępne dla osób niepowołanych, jak chociażby nieupoważnionych pracowników firmy. Sejfy na dokumenty mają zwykle postać szaf pancernych zamykanych na szyfr, albo na klucz. Jeżeli włożymy papiery wartościowe do sejfu, zagwarantujemy im ochronę przed aktami wandalizmu, kradzieżą, powodzią, czy pożarem.
Oszczędność i bezpieczeństwo
Specjalnie zaprojektowane sejfy na dokumenty firmowe, albo prywatne w zależności od ich rozmiaru, albo zabezpieczeń mogą kosztować od kilkuset do kilkunastu tysięcy złotych. Na pewno będzie to jednak dobra inwestycja dla przedsiębiorstwa. Ubezpieczenie lokalu firmowego może stanowić gwarancję otrzymania odszkodowania w razie strat materialnych, niemniej jednak nie uchroni nas przed koniecznością odtworzenia dokumentacji. Proces ten może być żmudny i długi, ale i kosztowny. Dużo spokojniej właściciel firmy będzie się czuł mogąc powierzać najbardziej istotne dokumenty dobrze zabezpieczonemu sejfowi.
Przechowywanie dokumentów w przedsiębiorstwie
Zdecydowana większość przedsiębiorstw decyduje się na przechowywanie dokumentów w swojej siedzibie. Dzięki czemu właściciel ma zawsze łatwy do nich dostęp. Każdy przedsiębiorca, który wybierze tego rodzaju rozwiązanie musi liczyć się jednakże z faktem, iż powinien w odpowiedni sposób zabezpieczyć zgromadzoną dokumentację.
Papiery firmowe powinno się przechowywać w pomieszczeniach, do których dostępu nie będą mieć niepowołane osoby. Istotne też będzie, ażeby dokumenty były zabezpieczone przed pożarem, czy zalaniem. Jeśli przedsiębiorstwo, aby móc prowadzić działalność, musiało wystąpić o koncesję, jej właściciele powinni przemyśleć kwestię specjalnego ubezpieczenia. Zagwarantuje ono pokrycie kosztów wystąpienia o duplikat w chwili, gdy te zostaną zniszczone.
A może warto postawić na archiwum zewnętrzne?
Alternatywą dla przechowywania dokumentów w firmie, może być rozpoczęcie współpracy ze specjalistycznym archiwum. W takim wypadku osoba, która zajmuje się prowadzeniem działalności gospodarczej winna mieć na uwadze nie tylko konieczność podpisania stosownej umowy, ale również ponoszenia opłat za przechowywanie dokumentacji. Warto pamiętać o tym, iż przedsiębiorca ma zawsze wgląd w dokumenty, chociaż może to być związane na przykład ze złożeniem odpowiedniego wniosku.
Z punktu widzenia właściciela firmy, który jest zainteresowany usługą przechowania dokumentów, istotne będzie to, iż nie każdy podmiot ma możliwość prowadzenia tego rodzaju działalności. Zgodnie z obowiązującym prawem, przechowywaniem dokumentów może zająć się tylko firma, która pozostaje jednostką organizacyjną, która nie posiada osobowości prawnej, albo jest osobą prawną. W praktyce będzie to oznaczało, że usługa przechowania dokumentów nie może znajdować się w ofercie jednoosobowego przedsiębiorcy.
Kiedy przedsiębiorca zakończy prowadzenie działalności
Konieczność właściwego przechowywania dokumentów występować będzie także w chwili, gdy firma zakończy swoją działalność. Zamknięcie przedsiębiorstwa nie jest powodem braku konieczności przechowania dokumentacji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca powinien wskazać podmiot, który będzie zajmował się dalszym jej przechowywaniem. Będzie to szczególnie ważne, jeśli w firmie byli zatrudnieni pracownicy.